Fem fejl i tone og klarhed, og hvordan du undgår dem

Den hyppigste fejl, jeg møder, når deltagerne afleverer deres første tekster, er, at tonen passer til skribenten og ikke til læseren. Man bruger de ord, man bruger på arbejdet, forkortelser fra afdelingen og vendinger, der lyder kloge internt. Læseren, der ikke deler din hverdag, må så oversætte, og mange giver op undervejs.

Spørgsmålet, jeg altid beder deltagerne stille først, er enkelt: hvem læser det her, og hvad ved vedkommende allerede? En tekst til kolleger kan være kortfattet og fagligt tæt. En tekst til borgere, kunder eller medlemmer skal forklare det, du selv tager for givet.

Skriv derfor et kort læserbillede ned, før du begynder. Ikke en detaljeret persona, blot to eller tre sætninger om alder, forhåndsviden og hvorfor vedkommende åbner teksten. Læg det ved siden af dit udkast og tjek, om sproget passer til det billede. Du vil ofte opdage, at den første version taler til en anden end den, du ville nå.

Når tonen rammer målgruppen, behøver du færre forklaringer bagefter, og teksten føles roligere at læse.

• Skriv et læserbillede på to eller tre sætninger, før du begynder
• Fjern interne forkortelser, medmindre læseren bruger dem selv
• Forklar fagord første gang, de optræder

Overflødige ord er den fejl, der er nemmest at øve sig i at finde. Det er indledninger som det må siges at være tilfældet, at og i forbindelse med, der fylder halvdelen af en sætning uden at tilføje noget. Hvert af dem koster læseren et sekund og en smule tålmodighed.

I redigeringsøvelserne på kurset tager vi et afsnit og stryger ét ord ad gangen. Hvis sætningen stadig giver mening, var ordet overflødigt. Deltagerne bliver ofte overraskede over, hvor meget der kan skæres væk uden at miste et eneste faktum. En tekst på 300 ord ender gerne på 220, og den er bedre.

Vær dog opmærksom på, at kort ikke automatisk betyder klart. Hvis du skærer så hårdt, at læseren må gætte sammenhængen, har du byttet et problem med et andet. Målet er at fjerne det, der ikke bærer information, og beholde det, der gør tanken forståelig.

Læs teksten højt. Det, du selv snubler over, er næsten altid der, hvor der er for mange ord.

• Stryg ét ord ad gangen, og se om sætningen holder
• Udskift udtryk som i forbindelse med med et enkelt ord
• Læs højt og markér, hvor du selv bliver træt

Nogle sætninger lyder velformulerede, men siger ikke noget bestemt. Der arbejdes på at styrke samarbejdet, eller der sættes fokus på området. Hvem gør hvad, og hvornår? Når subjektet forsvinder, forsvinder ansvaret og tydeligheden med.

Den hurtigste kur er at finde den, der handler, og lade vedkommende stå forrest i sætningen. Kommunen har lukket vejen i to uger er klarere end vejen er blevet lukket. Passiv form har sin plads, men når den bruges af vane, gør den teksten tåget.

Et andet kendetegn er de store ord, der dækker over noget konkret: løsning, indsats, proces, tiltag. Spørg dig selv, hvad der egentlig skete, og skriv det. Et tiltag er sjældent andet end en beslutning, en ændring eller en aftale, og de ord er tydeligere.

Jonas, som leder vores redigeringsøvelser, siger ofte, at man kan teste en sætning ved at forklare den mundtligt til en, der ikke kender emnet. Kan du ikke, er formuleringen ikke klar endnu.

• Sæt den handlende person eller organisation forrest
• Erstat tiltag og indsats med det, der faktisk skete
• Forklar sætningen mundtligt til en udenforstående

En tekst kan begynde afdæmpet og saglig og pludselig skifte til opstemt eller formel. Det sker typisk, når flere har skrevet i samme dokument, eller når skribenten har skrevet over flere dage. Læseren mærker bruddet, selv om vedkommende ikke kan sætte ord på det.

Vælg en grundtone og hold den. Til de fleste informative tekster fungerer en rolig, direkte tone, hvor du kalder tingene ved deres rette navn. Det betyder ikke, at teksten skal være kold. Det betyder, at varmen kommer fra respekt for læserens tid og intelligens, ikke fra udråbstegn og overdrivelser.

Når du redigerer, så læs teksten i ét stræk blot for at høre tonen, uden at rette noget. Mærk hvor stemmen ændrer sig, og ret derefter de steder til. Det er et andet læsetempo end korrekturlæsning, og det afslører ting, du ellers overser.

Hvis flere skriver sammen, så aftal tonen på forhånd i få linjer. Det sparer megen efterfølgende redigering.

• Vælg grundtonen, før du skriver
• Læs i ét stræk for at høre brud i stemmen
• Aftal tonen skriftligt, når flere skriver sammen

Mange læser teksten igennem én gang, retter stavefejl og kalder den færdig. Men tone og klarhed kræver flere runder med hver sit formål. Den første runde handler om, hvorvidt læseren får det, vedkommende skal bruge. Den anden skærer ord. Den tredje tjekker stemmen.

Lad gerne teksten hvile en nat mellem runderne. Efter en dag ser du dine egne formuleringer lidt mere som en fremmed ville, og det er netop det blik, der finder de uklare steder. I efterårets travlhed fristes man til at springe det over, men det er ofte dér, det betaler sig mest.

Bed også en anden om at læse. Ikke for at få ros, men for at høre, hvor vedkommende stopper op eller må læse en sætning om. Sæt en streg ved de steder, og omskriv dem. Det er konkret feedback, du kan handle på.

På kurset sammenligner deltagerne deres versioner med hinanden, og det er sjældent de samme sætninger, der volder besvær for to personer.

• Del redigeringen i runder med hvert sit formål
• Lad teksten hvile mellem runderne, hvis du kan
• Bed en læser markere, hvor vedkommende snubler

Du behøver ikke rette alle fem fejl på én gang. Vælg den, du genkender mest hos dig selv, og arbejd med den i din næste tekst. For nogle er det de overflødige ord, for andre er det den uklare handling i sætningerne.

Tag en tekst, du har skrevet for nylig, og gå den igennem med de fem punkter som en tjekliste. Notér, hvad du finder, og omskriv de tre værste steder. Sammenlign før og efter, og læg mærke til, hvad der blev bedre, og hvorfor.

Over tid bliver det en vane at høre sin egen tekst med læserens ører. Det er ikke en evne, man enten har eller ikke har, men en øvelse, man kan træne med korte, regelmæssige runder.

Det er netop den slags træning, vi arbejder med på modulet om tone og klarhed: små, konkrete redigeringer af rigtige tekster, hvor du ser forskellen med det samme.